Danilo Sato

Como organizar melhor o seu tempo? Sabem aquela história do “Façam o que eu digo e não o que eu faço”? Então, as idéias desse post não estão amadurecidas por completo, mas qual a graça de ter um blog se você não pode divagar? O aviso já está dado, prossigam por sua conta e risco. :-)

A Teoria

A teoria é simples e a Mary já escreveu sobre o assunto: quando você tem várias tarefas para fazer, se fizer um pouco de cada, vai demorar mais para terminar tudo. Isso parece ir contra o senso comum, mas como o Phillip Calçado falou sábado passado: “O senso comum geralmente está errado”.

A figura mostra bem o que eu quero dizer: Se você tem 3 tarefas e quebrá-las em pedacinhos menores, ao trabalhar um pouco em cada pedaço, você perde um tempo com troca de contexto. No fim da primeira semana, você poderia ter terminado a “Tarefa 1″ por completo, mas acaba ficando sem nada terminado. Ponto. Simples. Só isso. Não faz sentido?

A Realidade

Acontece que no mundo real eu tenho fama de ser multi-processado. Comentários que costumo ouvir:

• “Como você consegue fazer tanta coisa ao mesmo tempo?”
• “Seu dia dura quanto tempo?”
• “Você dorme?”

Apesar de não concordar muito com essas coisas, acabo realmente fazendo muita coisa ao mesmo tempo. E mudar esse comportamento não é nada fácil. Acontece que eu conheço muita gente boa que também se comporta desse jeito. Chegamos em um paradoxo: a teoria diz que fazer muita coisa ao mesmo tempo é ruim, mas a prática me mostra pessoas boas fazendo muita coisa ao mesmo tempo. Tudo bem que meu paradoxo está um pouco furado, afinal “pessoas boas fazem muita coisa ao mesmo tempo” não implica “fazer muita coisa ao mesmo tempo é bom”. De qualquer jeito, tenho a impressão que existe alguma relação. O que vocês acham?

Explicando a Realidade

Dia desses me deparei com uma explicação que caiu como uma luva para minha situação: Procastinação Estruturada. Quem escreveu foi um professor de filosofia de Stanford, então não deve ser uma total baboseira. Ele fala que sofre de um mal parecido com o meu e aparentemente gosta de enrolar para fazer seus deveres.

All procrastinators put off things they have to do. Structured procrastination is the art of making this bad trait work for you. The key idea is that procrastinating does not mean doing absolutely nothing. Procrastinators seldom do absolutely nothing; they do marginally useful things . Why does the procrastinator do these things? Because they are a way of not doing something more important. If all the procrastinator had left to do was to sharpen some pencils, no force on earth could get him do it. However, the procrastinator can be motivated to do difficult, timely and important tasks, as long as these tasks are a way of not doing something more important.

Enrolar não significa “não fazer nada”. Se você tiver uma tarefa REALMENTE importante (pelo menos aparantemente), você poderá fazer muita coisa enquanto não a faz. Legal, não? Mais ou menos. Você pode pensar: mas então a tarefa do topo da lista nunca vai ser realizada. É aí que está o segredo. Você precisa escolher muito bem o que colocar no topo da lista.

The ideal sorts of things have two characteristics. First, they seem to have clear deadlines (but really don't). Second, they seem awfully important (but really aren't). Luckily, life abounds with such tasks.

No meu caso, uma dessas tarefas até a semana passada era “terminar o mestrado”. Na minha qualificação, em dezembro do ano passado, planejei que o texto final estaria pronto em fevereiro, para defender em março. Terminei semana passada, quase 3 meses atrasado. Atrasado? Acho que não. Durante esse tempo, fiz muitas coisas interessantes: publiquei 3 artigos, viajei para a Itália, Porto Alegre e Porto de Galinhas, ajudei a organizar o curso Verão Ágil na USP, trabalhei como coach no Ikwa. Isso sem contar tarefas-extra como tocar num show de última hora, por exemplo.

Refinando a Teoria

Apresentei essa teoria para vários amigos e tive várias discussões interessantes sobre o assunto. Uma coisa legal que conversei ontem com o Julian foi sobre a natureza das diversas tarefas. Nem sempre eu tenho uma única tarefa super-importante que me motiva a fazer as outras. Às vezes são VÁRIAS tarefas pendentes que fazem esse papel. No meu caso, algumas dessas tarefas estão em post-its no Dashboard, outras em e-mails no Inbox do GMail, outras num mini-wiki que uso para me organizar (ou tento usar) e outras estão na minha cabeça. Concordo que isso não é nada consistente e não recomendo que façam da mesma forma. No entanto, todas as tentativas de tentar unificar a lista foram em vão e acabei usando um pouco de cada idéia.

Como expliquei anteriormente, o resultado é que acabo enrolando um pouco de cada tarefa. E aí entra outra característica da minha personalidade: memória de curto prazo. Eu tenho facilidade para manter coisas no meu “cache primário” de memória. As tarefas de hoje, de amanhã e da próxima semana estão sempre frescas na minha cabeça. Meu dia-a-dia é adaptativo e esse “cache” ajuda a me organizar. As tarefas pendentes acabam ocupando espaço de memória no meu cérebro e isso me incomoda. Todas as que eu começo e não termino me atrapalham, então acabo tendo que terminá-las para conseguir “liberar espaço”.

Outra característica interessante que discutimos hoje: geralmente algumas dessas tarefas do topo, teoricamente importantes e inadiáveis, são aquelas que eu não quero fazer de qualquer jeito; que eu me preocupo com a qualidade do resultado e que imagino precisar de mais tempo alocado para fazê-la bem feito.

“Concluindo…”

Conforme puderam perceber, a forma como me organizo é caótica, inconsistente e questionável. Alguns dos fatores que influenciam meu dia-a-dia são: procrastinação, memória de curto prazo, incômodo com tarefas não-terminadas, malabarismo com as tarefas importantes e preocupação com a qualidade.

Ainda estou aprendendo e refletindo para descobrir se posso colocar mais ingredientes nessa mistura. Nada melhor que algumas perguntas para terminar um post não-conclusivo: E vocês, como organizam seu tempo pessoal? Como lidam com o problema de multi-tasking? Vocês se identificam com algo do que falei aqui?